Articolo 1
Possono partecipare all’Assemblea tutti gli iscritti all’Italcon che sono fisicamente presenti all’Assemblea stessa. Tuttavia sarà possibile rilasciare una delega per coloro che, dopo aver partecipato alle discussioni, dovessero assentarsi al momento del voto.
Articolo 2
Ogni partecipante all’Assemblea non può essere latore di più di una delega.
Articolo 3
L’Assemblea è validamente costituita e puòdeliberare, qualora siano presenti non meno di 10 aventi diritto all’apertura dei lavori. L’apertura dei lavori dovrà avvenire improrogabilmente fra l’orario d’inizio e di fine previsti dal programma dell’Italcon. Nell’ipotesi di mancanza del numero legale, l’ordine del giorno è rimandato all’anno successivo. L’andata a vuoto dell’Assemblea è verbalizzata dal responsabile dell’Organizzazione in carica dell’Italcon ed il verbale dovrà essere pubblicato sul Primo Progress Report utile
Articolo 4
L’Assemblea può discutere e deliberare sui seguenti argomenti:
- assegnazione dell’organizzazione delle future Italcon. A questo proposito le candidature potranno essere prese in considerazione se presentate due anni prima del loro svolgimento e se gli organizzatori garantiranno di potersi assumere gli impegni connessi all’organizzazione della manifestazione, sia dal punto di vista organizzativo che economico secondo quanto previsto dall’allegato A, parte integrante del presente Regolamento.
- Modifiche del Regolamento per l’assegnazione del Premio Italia.
- Modifiche al presente Regolamento
- Costituzione di gruppi di studio preposti al miglioramento delle Italcon
- Deleghe e mandati temporanei (con validità massima di un anno, e cioè il tempo intercorrente tra una Italcon e l’altra) a persone o Enti concernenti specifici incarichi di ordine promozionale, divulgativo, statistico e di rilevazione.
Articolo 5
L’Assemblea è presieduta da un Presidente eletto dall’Assemblea stessa, con votazione palese per alzata di mano.
Il Presidente, come primo atto, nomina un Segretario.
Il Segretario ha il compito di verbalizzare gli interventi dei partecipanti e le decisioni dell’Assemblea.
Articolo 6
L’Assemblea si tiene in locali idonei messi a disposizione dell’organizzazione in uno degli ultimi due giorni dell’Italcon.
Il tempo a disposizione è di almeno 3 ore. In questo periodo non vi devono essere in corso altre manifestazioni, per dar modo a tutti gli interessati di essere presenti.
Data ed ora della convocazione dell’Assemblea devono essere chiaramente indicate con apposito e ben visibile cartello esposto a cura dell’Organizzazione dell’Italcon.
Articolo 7
Le votazioni dell’Assemblea si svolgono a scrutinio palese, salvo che almeno 3 partecipanti non richiedano il voto segreto.
La decisione in merito è presa per alzata di mano.
Articolo 8
L’ordine del giorno dell’Assemblea è automaticamente predisposto sulla base delle competenze di cui all’art. 4.
Il Presidente ha la facoltà di coordinare i lavori stabilendo la priorità degli argomenti da discutere.
È previsto che alla fine dei lavori si possa discutere di Varie ed Eventuali per le quali non si procederà ad alcuna votazione.
Eventuali proposte scaturite da queste discussioni potranno essere messe agli atti e fatte oggetto di approfondimento in sede di commissione, o fatte proprie dagli Organizzatori delle successive Italcon.
Le decisioni dell’Assemblea sono vincolanti solo per gli Organizzatori delle Italcon da assegnare.
Per gli Organizzatori delle Italcon già assegnate devono intendersi come raccomandazioni
Allegato A
Requisiti Richiesti per l’Organizzazione di una Italcon
Gli Enti o le persone che intendono sottoporre la propria candidatura per l’organizzazione dell’Italcon (Congresso Nazionale Italiano degli appassionati e degli operatori nel campo della Fantascienza, Fantasy e Fantastico in genere) all’Assemblea degli iscritti alla Italcon, devono soddisfare i seguenti requisiti:
- Non avere pendenze amministrative verso gli Enti o le persone incaricate di gestire il Premio Italia.
- Presentare contestualmente alla candidatura di una cauzione di 250 Euro quale anticipo delle spese di gestione del Premio Italia. La cauzione sarà immediatamente restituita in caso di mancata accettazione della candidatura.
- Essere in grado di sostenere le spese degli impianti che dovrebbero ospitare l’Italcon. La sede della manifestazione deve comprendere:
– una sala congressi
– una sala per proiezioni cinematografiche
– spazi per esposizioni artistiche
– spazi per esposizione e vendita di libri
– spazi,gratuiti, riservati ai club e alle fanzine - Garantire di avere personale in numero sufficiente per curare ogni aspetto logistico della manifestazione.
- Presentare un Programma
- Poter pubblicizzare, se prescelti, la manifestazione con servizi di stampa indirizzati (come minimo) a tutte le pubblicazioni del settore, sia a stampa che telematiche, così da informare appassionati ed operatori del settore sul programma del Congresso, sui relatori previsti, sulle possibilità alberghiere e su tutto quanto ritenuto di interesse. Dovranno a questo scopo essere pubblicati almeno tre bollettini (o Progress Report) da inviare agli interessati nei mesi precedenti alla manifestazione.
- Garantire il sostegno delle spese per l’acquisto e l’incisione delle Targhe, Sculture, Medaglie o altro oggetto, esclusi diplomi cartacei con il logo del Premio Italia ovvero rimborsare all’Ente o alle persone incaricate di gestire il Premio Italia le spese di organizzazione ed acquisto dei premi.
- Garantire la disponibilità di adeguate strutture alberghiere nei pressi della sede del Congresso. È titolo preferenziale la messa a disposizione dei congressisti di un locale nel quale, finiti i lavori giornalieri della manifestazione, ci si possa riunire ed attardare com’è tradizione fare durante le Italcon.
- Garantire la disponibilità di adeguate strutture di ristorazione nei pressi della sede del Congresso ed un idoneo locale nel quale tenere il banchetto di Gala e la consegna dei Premi Italia, con una capienza tale che tutti i congressisti vi possano trovare posto.
- Indicare l’ammontare dell’eventuale quota di partecipazione. La quota potrà essere variata in aumento solo in caso di comprovate cause di forza maggiore.
